Una oficina en casa: herramientas que te harán el teletrabajo más fácil

Revisado en febrero de 2023

La llegada de la pandemia de la COVID-19 hizo que el campo de la telemedicina creciera de forma exponencial. Las consultas telemáticas permitieron continuar la actividad asistencial, incluso desde casa. Sin embargo, las tecnologías de la información te pueden ofrecer muchos más recursos útiles para trabajar de forma remota.

En este post te mostraremos varias herramientas digitales que te ayudarán a optimizar el trabajo en equipo. Harán que trabajes de forma más eficiente, ¡y sin salir de casa!

Herramientas para comunicarse online

Seguro que ya estás familiarizado con algunas de estas plataformas de videollamadas y chats. Si el correo electrónico se te queda corto, estas herramientas te resultarán muy útiles cuando necesites comunicarte a tiempo real.

• Skype. A estas alturas, ¿quién no conoce Skype? Ha sido la plataforma de videollamadas por excelencia y cuenta con millones de usuarios. Permite realizar videoconferencias de hasta 100 usuarios, con la posibilidad de grabarlas y poner subtítulos de forma automática. Se puede utilizar desde casi cualquier dispositivo, incluidos algunos altavoces inteligentes y consolas de videojuegos. También permite enviar archivos.
• Zoom. Es otra de las herramientas que se pueden utilizar para hacer reuniones. En su versión gratuita, pueden unirse hasta 100 personas durante 40 minutos. Sus versiones de pago permiten más participantes con tiempo ilimitado. También permite grabar las videoconferencias, compartir pantalla, etcétera.
• Google Meet. Esta plataforma se puede sincronizar con otras aplicaciones de Google. En su versión gratuita, permite hacer reuniones de hasta 100 invitados durante 60 minutos. Las versiones de pago permiten más usuarios (500) y reuniones de 24 horas. Esta plataforma se caracteriza por la estabilidad de las videollamadas.
• Microsoft Teams. Esta herramienta está diseñada como un auténtico centro de trabajo que te permitirá hacer videoconferencias, chats, almacenar y compartir archivos e integrar otras aplicaciones de Microsoft. La versión gratuita permite reuniones de 100 participantes durante 60 minutos.

Seguro que alguna vez has utilizado WhatsApp para comunicarte con tus compañeros, pero debes saber que hay herramientas muy parecidas pero diseñadas para trabajar en equipo:

• Slack. Esta plataforma se desarrolló con el objetivo de acabar con las bandejas de entrada desbordadas y desordenadas del correo electrónico. Te permitirá trabajar mediante canales, de tal forma que cada canal incluye toda la información y las conversaciones relacionadas con un tema o un proyecto concreto. También cuenta con una aplicación para los dispositivos móviles.
• Twist. Al igual que Slack, esta plataforma también funciona mediante canales, pero sus creadores afirman que Twist funciona de una manera más organizada y clara.

Herramientas de almacenamiento

Aunque tengas todos los archivos importantes a buen recaudo en tu ordenador, siempre existe la posibilidad de que este se pueda estropear. Tu tranquilidad está al alcance de la mano o, mejor dicho, está en las «nubes». El almacenamiento en la nube consiste en un servicio de almacenamiento de datos en un servidor online administrado por personas externas al usuario.

• Dropbox. Es la herramienta de almacenamiento más utilizada. Permite subir archivos de gran tamaño a la nube y compartirlos con quien quieras. También permite hacer copias de seguridad. Puedes acceder a 2 GB de almacenamiento de forma gratuita.
• Google Drive. A diferencia de Dropbox, Google Drive ofrece 15 GB de almacenamiento gratuito, aunque debes tener una cuenta de correo electrónico en Google (Gmail). La versión de pago para empresas permite pagar solo por el espacio que se utiliza.
• One Drive. Es la oferta de Microsoft de almacenamiento en la nube. La versión gratuita permite 5 GB de almacenamiento.

Herramientas para enviar archivos

El correo electrónico es una herramienta muy útil, pero se suele quedar corto a la hora de enviar archivos que superen un tamaño determinado. Echa un vistazo a algunas herramientas de envío de archivos de gran tamaño:

• WeTransfer. Permite enviar archivos pesados (de hasta 2 GB con el plan gratuito) por correo electrónico a una o más personas de forma rápida. La principal ventaja de esta plataforma es que ni tú ni las personas a las que envíes archivos necesitáis tener una cuenta de WeTransfer para poder utilizarlo.
• Send AnyWhere. Podrás enviar archivos de hasta 10 GB. Para garantizar su seguridad, el envío está cifrado, por lo que el destinatario tendrá que introducir un código para poder descargar lo que le enviamos. Cuenta con una aplicación para los dispositivos móviles.

Herramientas para organizar las tareas

• Trello. Es una herramienta intuitiva, visual e incluso divertida. Con ayuda de tableros y tarjetas que se pueden mover, podrás definir con claridad los proyectos que tienes entre manos, asignar tareas a los usuarios, etiquetarlos, escribir comentarios, hacer checklists, subir archivos, poner fechas límite, etcétera.
• Todoist. Este gestor de tareas se puede sincronizar con Google Calendar. Permite crear proyectos, tareas, subtareas, agregar notas, subir archivos y establecer recordatorios.
• Monday. Permite organizar al equipo, asignar tareas a los diferentes miembros y tenerlo todo controlado de un vistazo.
• Asana. Esta aplicación web y móvil te permitirá crear y distribuir flujos de trabajo y establecer metas o incluso trabajos diarios a los miembros del equipo.

Herramientas para almacenar contraseñas

Sin duda las herramientas digitales nos han solucionado la vida, pero la gestión de contraseñas puede llegar a ser una pesadilla. Si no quieres volver a hacer clic en «olvidé mi contraseña», presta atención a las siguientes plataformas:

• Dashlane. Te permite almacenar todas las contraseñas e información personal en un espacio que solo controlarás tú. También permite sustituir antiguas contraseñas débiles por otras más seguras. Ya no tendrás que memorizar ninguna contraseña y estarás a salvo de los piratas informáticos.
• Lastpass. En cuanto almacenas tus contraseñas en esta plataforma, puedes acceder a ellas de forma rápida y sencilla. También te permite rellenar automáticamente los campos de datos para hacer una compra online y compartir contraseñas u otros datos con quien tú quieras.
• Keeper. Esta herramienta es fácil de usar y es una de las mejor valoradas en cuanto a la protección frente a los piratas informáticos.

¿A qué esperas para probarlas?

¿No sabías que había tantas herramientas? Pues son solo algunos ejemplos de todo lo que puedes encontrar en la red.

Ya no tienes excusa para trabajar a distancia de forma eficiente y con calidad y comunicarte con tus compañeros con tanta fluidez como si los tuvieras a tu lado.

Referencias

• Bello E. Las 12 mejores herramientas para el teletrabajo [Internet]. Madrid: IEBS Digital School. 31 may 2021 [consultado 22 feb 2023].
• Qué es Almacenamiento en la Nube [Internet]. Madrid: Arimetrics [consultado 22 feb 2023].
• Trabajar por el mundo. Herramientas para trabajar en remoto [Internet]. Trabajar por el mundo [consultado 22 feb 2023].
• Redacción TNI. 10 herramientas digitales para el teletrabajo [Internet]. Tecnonews. 11 nov 2020 [consultado 22 feb 2023].
• García R. Envía archivos grandes gratis con estas alternativas a WeTransfer [Internet]. AZ adsl zone. 12 abr 2021 [consultado 22 feb 2023].
• Miquel Llull T. Twist, la alternativa a Slack de los creadores de Todoist, ya está disponible para todos [Internet]. RealDroid. 22 jun 2017 [consultado 9 jul 2021].